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在企业数字化转型的浪潮中，HR数字化系统扮演着至关重要的角色，其运营效果直接关联到人力资源管理效能、员工体验以及企业战略决策的精准度。

然而，随着企业数字化转型的深入推进，三方对HR数字化系统有着更为高远的期待，管理者希望其成为战略决策的有力支撑工具。员工期望系统能成为自我管理、获取多元服务的智能助手。HR则希望借助系统平台及精细化运营，提升管理效率。

本文将深入探讨如何通过创新策略与精细化运营，达成让管理者、员工和HR均满意的HR数字化系统运营目标，共同探索数字化人力资源管理的卓越之路。

如何提升管理者满意度

对于管理者而言，系统通常存在多种使用场景。例如，管理者可能需要借助HR数字化平台进行团队管理、审批流程等管理任务；同时也需要数据看板展示数据，辅助管理层决策。

在管理者的使用场景中，过去企业通常配备了经理自助平台，与员工自助平台相辅相成。经理自助平台提供团队看板和“我的团队”信息，展示直属团队的管理结构、间接下属情况以及每位员工的表现。

这种方法甚至可通过九宫格展示高潜力员工和表现一般员工的情况，有助于了解员工现状，为未来培养和发展提供指导。这样的做法有助于提升管理者的满意度。

同时，管理者需要经历一个培养过程。开始时，他们需要了解平台的功能和服务，逐渐适应并巩固使用习惯。一旦习惯形成，他们可能会给予平台好评并向其他管理者推荐。

如何提升员工满意度

谈及管理者自助平台后，我们再来看员工自助。员工自助服务面向企业所有员工。如果平台应用不佳，将引发员工的大量批评，使HR部门面临尴尬处境，甚至考虑更换平台。

曾经有一家企业更换系统后，由于服务器位于海外，中国员工在使用时遭遇严重网速问题，页面加载平均需时8秒左右。这导致员工普遍抱怨平台难以使用，甚至要求停用系统，带来极大阻力。

后来企业发现，主要问题在网速，由于数据中心在国外，中国网络监管规定导致网速缓慢。

最终企业决策采用国际加速方案，由供应商提供加速服务。通过这项服务，网速从8秒甚至更长缩短至2到3秒。

虽然速度并非极快，但用户接受程度提高，员工对系统网速的抱怨显著减少，满意度直线上升。

这个案例告诉我们，首先要了解员工对平台最不满意的方面，以运营角度迅速解决问题，了解员工关注的问题和建议，逐步改进以提升满意度。

员工对系统的体验和使用体现了HR工作质量和公司服务水平。若员工在系统中发现个人信息数据不准确，会对HR工作质量产生怀疑，影响信任度。

因此，确保信息的准确性和维护至关重要。系统加载缓慢或页面无法打开会让员工产生使用阻力，降低系统的吸引力。

操作繁琐、需耗费大量点击完成操作也会降低用户体验。例如，繁琐的报销系统让员工花费大量时间，导致抱怨不断。通过项目优化后，报销时间大幅缩短，员工满意度得到提升。

通过这些案例，我们应当以员工的视角思考，了解他们的需求和期望，并据此制定提升计划。

采用技术和管理手段逐步提高员工满意度，因为只有员工满意了，管理者和整个用户群体才会感到满意。

此外，为提高员工满意度，应常规进行调研、访谈和换位思考，以调整公司服务，使员工更满意。

HR数字化系统如何赋能HR用户

为了确保HR满意，关键是赋能他们成为平台的熟练用户。只有当HR具备相关能力并善用我们的平台时，运营才能成功。

我们从以下几个方面来分析如何通过HR数字化系统更好地赋能HR。

一.关键用户培养与统一培训

在项目开展中，用户培训会面临诸多困境。比如，用户培训数量过于庞大、人员变动频繁、平台新功能迭代快等情况。

为解决这些问题，关键用户培养机制应运而生。所谓的关键用户，指的是能助力企业用好平台及做好运维的人员。

企业需要锁定关键用户人群并加以培养，使其承担起用户培养的重任。培训不应仅由项目组负责，而应赋能给关键用户，让其作为讲师向下传递知识。

通过培养少量关键用户即可有效开展培训工作，并且要对关键用户的变动进行严格管控，如关键用户有工作调整，需再次培训新人员并持证上岗。

为确保HR的满意度和操作准确性，统一培训是关键。这种培训由总部设定标准和进行培训，使关键用户在通过总部考核后具备使用平台的能力和水准，在获得认证后才能获得系统权限和身份识别。

关键用户对本单位的HR和其他用户进行二次培训，通过前期信息收集，确保HR获得必要的赋能。

及时更新信息时只需通知关键用户，对于水平不足的关键用户可有针对性地进行培训提升，以确保企业用户有一支骨干团队，帮助实现良好的平台使用。

培训在最初一两年可以由总部主导，随后转为电子课件形式。HR在上岗前通过学习视频和参加考试来获取权限，没有通过考试就无法使用系统。这种方式确保了HR通过认证考试获得相应权限。

二.问题解决与反馈追踪机制

关键用户在HR用户体系中起承上启下作用，传达总部要求并解决员工基础问题。面对常被提出的问题需有解决办法，成熟企业通过热线记录、反馈和跟踪问题，不完善体系下则需区域层面HR管理支持并向下传递解决方案。

系统上线一年后，通过关键用户电话会议收集问题、反馈与建议，追踪问题并作为系统迭代依据。后期提问题减少，降低反馈频率为用户随时提问，借此快速解决企业关注问题，获取人力部门信任。

三.HRIS团队响应与权限管理

当用户有系统调整等需求时，HRIS团队至关重要。需具备直接支持用户常见问题需求的能力，有知识储备并能良好沟通，否则反馈效率低。

由于HR职责常变动，有专门审计工具，岗位调整时会让领导确认权限变更。在系统使用上，强调多元化，初期设计注重单一入口赋权，实现EHR权限与其他系统权限实时同步，单点登录方便用户管理。

四.流程标准化与自动化

流程是HR数字化系统管理的核心，标准的流程梳理分为上中下三种策略。

上策是企业统一制定流程，如总部或集团公司约定，各单位执行，这是最优但管理挑战大的方式；

中策是制定标准流程，允许二级组织设例外流程并限制变更范围，应用较多；

下策是各单位自行管理流程，虽自我感觉顺但维护成本高，人员调动易出问题。

企业需要从用户角度，降低流程复杂度、提高效率与便利性，保证信息准确及时维护，加强数据质量。

同时，HR数字化系统运营要考虑有稳定支持团队确保及时响应、通过沟通实现双赢、降低流程复杂度、为不同用户提供所需报表提升信息获取效率等因素。

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