在全球化浪潮的推动下，中国企业迅速崛起，人力资源管理理念也随之快速发展。人力资源系统已成为大中型企业运营中不可或缺的关键部分。然而，「系统选型」这一话题仍然备受关注。
无论是老玩家还是新玩家，都面临着选型的困惑。过去20多年，国内HR系统市场需求旺盛，DHR厂商层出不穷，反而让选型变得更加复杂。
本文就来具体聊一聊，企业在「系统选型」过程中遇到的实际的两个问题：
1.外采或自研：如何在性价比和满足需求之间做出更明智的选择？
2.本地部署还是SaaS模式：如何确定适合企业的系统部署方式？
外包或自研
如何在性价比和满足需求之间
做出更明智的选择？
在数字化时代，人力资源服务企业面临着选择自研业务系统或外购系统的抉择。虽然自研系统带来了技术独立和掌控的“诱惑”但是对于数字化部门力量比较强大的客户而言，自行开发也未尝不可。
很多时候，企业管理层与数字化部门因为没有深入参与到HR管理活动中，不能很好理解HR管理的业务复杂程度，在他们看来，DHR系统的设计与开发并不是太困难的事情。
同时，考虑到下述两大因素：1.外包的显性成本较高；2.习惯性地考虑所谓自主可控。数字化部门往往会主张自行开发DHR系统。
而对HR部门而言，他们很清楚企业数字化部门自行开发HR系统将面临的诸多问题：
数字化部门与HR业务的理解鸿沟：因为数字化部门对HR业务的陌生，使得HR管理人员必须花很多的精力让数字化人员去理解业务，项目涉及到的主要HR管理者代表将因此而成了不可或缺的需求分析人员，极大地影响他们个人乃至HR部门的正常业务管理工作；
HR未来需求预测的挑战：作为专业HR管理人员，虽然能够比较容易地描述当前的业务需求，但要对企业未来HR管理需求的变化作出预测是比较困难的，但DHR系统对未来需求的满足程度决定了DHR系统的生命周期有多长；
内部开发的高成本与项目周期风险：由于没有过去积累的经验，数字化部门从系统分析、设计、开发、实施到应用推广完成并稳定运行的整个项目周期，可能会远远超出想象，一方面影响了HR部门的工作，另一方面实际投入的成本恐怕比外包还要高很多。
在DHR领域，有不少企业的确自行开发了一些人事/人力资源管理系统，并暂时还能正常运行。但我们看到，更多的企业在为自行开发付出很大努力后仍以失败告终。
如果在选型过程中出现了“自行开发还是外包”的争论，建议企业团队通过回答以下几个问题来寻找解决办法：
- 内部是否能为DHR项目提供所有必需的数字化资源？
- HR部门是否有足够的精力与专业知识来完成系统分析与设计工作，并自始至终能指导数字化部门的开发工作？
- 与企业其它业务系统相比，数字化部门将赋予DHR项目怎样的优先权？HR部门能否得到数字化部门的及时、高质服务？
- 是否有很多特殊的要求以至于外部供应商提供的DHR系统不能通过实施配置来满足企业70％以上的需求？
多数情况下，无论企业最终是选择外包还是自行开发，引入一家第三方DHR咨询商来帮助进行系统规划、项目管理以及建立系统应用管理机制都将被证明是明智的举措。
顺便指出，如果数字化部门坚持自行独立完成DHR项目的建设任务，并为此作出了预算与进度计划，根据经验，实际的费用与周期往往会在此基础上翻倍。
老申有话说：
我曾经和一家企业进行交流时，他们提到自主研发的一个好处是可以更贴合他们企业的需求，并且响应速度比较快，但也存在问题。
首先，他们遇到了太多的Bug，整天都在解决Bug。由于人手不足，不可能为每套人力资源系统配备大量测试人员，所以他们感觉整天都在处理Bug。
其次，他们的业务人员好像变成了产品经理，整天与开发人员讨论需求。他们花费了很多时间和精力来搞系统，而本来他们应该是系统的用户。
最后，他们感觉自己可能无法看到行业和市场上最新的思想和理念，因为他们一直在进行定制开发，以解决当前正在进行的管理问题。
所以，当我们选择自主研发时候，实施过程中还是会存在各种问题。
本地部署还是SaaS模式
如何确定适合企业的系统部署方式？
早期的DHR市场基本只有本地部署模式可以提供，在云计算兴起之后，新兴的创业公司基本都是以订阅制的SaaS模式切入市场，并倒逼传统DHR供应商往SaaS模式延伸，从而导致在国内市场上，长期存在本地部署与SaaS模式两大阵营的竞争。
SaaS模式初始投入成本较低，并且企业能随时应用到最新的版本功能，这两点是吸引企业的重要因素。
当下，经过十余年的市场培育，SaaS模式已被越来越多的企业所接受，但对于很多大型企业而言，是否采用SaaS模式依然是一个艰难的选择。
事实上，到底选择本地部署还是可以采用SaaS模式，可以通过回答以下几个问题作出判断：
1.预算是否充足
如果在无法预测应用效果的前提下，不希望一次性投入太大，SaaS是一个更好的选择。
2.需求是否相对稳定
如果企业自身的HR管理尚在不断演进，预期的需求变化较大，二次开发工作量持续较多，SaaS模式可能不是优选。
3.对数据安全的敏感性
如果企业对人事数据强烈要求自主可控（无论供应商作出何种安全保证），那SaaS模式显然不能满足企业要求。
4.系统定制程度是否较高
如果企业需要高度定制化的HR系统，以满足特定的业务流程和需求，而市面上的SaaS提供的标准功能只能满足企业的部分核心需求，且定制化成本较高，那么SaaS模式就不是最佳选择。
5.企业内部是否具备足够IT资源和维护能力
如果企业内部没有专门的团队应对本地部署带来的技术挑战和维护需求，那么选择SaaS模式可以解决这方面的困扰。
6.是否注重系统的用户体验与易用性
如果企业对系统的易用性以及操作流程的便捷性有要求，那么可以考虑SaaS模式，因为SaaS模式的产品能通过云端访问，在多种设备上进行使用，如电脑、平板电脑和手机等。用户可以随时随地通过互联网访问。
我们建议，如果企业满足以下情形，SaaS模式是可以优先考虑的：
1.对成本比较敏感；
2.愿意收敛HR管理个性化需求；
3.能通过协议接受供应商的数据安全承诺；
4.没有足够的IT资源和维护能力；
5.对系统的灵活性和可扩展性有要求。
反之，本地部署模式可能更能满足企业的需求。
老申有话说：
在国内企业，选择人力资源系统的部署方式是一个复杂的问题。特别是大型企业，倾向于选择本地部署的解决方案，这与国内特有的发展阶段和市场环境相关。
根据DHR公会五年前的调查数据显示：当时只有约19%的企业能够接受SaaS模式。截止2023年，这一比例已上升至31.4%左右，显现出明显的进步。
相比之下，在国外市场，几年前已有60%的企业开始接受云端HCM软件。如今，70%以上的收入来自于订阅模式，这表明国外市场对云端解决方案的接受度更高。
国内市场虽然也在逐步向云端模式转变，但发展速度相对较慢。一个重要原因是，供应商在本地部署和SaaS模式之间的选择上存在一定的拉扯。这种情况导致企业在无法选择时，最终倾向于向SaaS模式靠拢。
总之，尽管国内市场在接受SaaS模式方面进展缓慢，但随着供应商和市场的共同努力，相信这一趋势会逐年上升。
小结
系统选型的过程不仅仅是选择一个标准产品的问题，它更像是制定一个解决方案，就如同家庭装修一样，每家的情况各不相同，别人的选择并不一定适合自己。
选择HR软件需要有明确的思考策略和规范的流程，并且要有一套系统的评估标准。只有适合自己的解决方案才是最好的选择。
上周，DHR发布了《DHR系统选型策略与流程》白皮书，提供一系列实用的选型策略、流程和评价标准，旨在帮助企业避免选型陷阱，确保投资回报，缩短选型周期，降低成本，最终选定最适合企业需求的DHR系统。
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